湖南中医药大学高等学历继续教育学生档案管理办法
第一条 学生档案是学校在学生管理活动中形成的、反映学生在校期间学习和综合表现等方面情况的原始资料。为进一步加强我校高等学历继续教育学生档案管理，促进学生档案管理规范化、制度化，保障学生档案的完整、系统和安全，依据《档案法》及有关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 高等学历继续教育学生档案要求入档内容有：
1.学生报名登记表 (或录取表复印件) ；
2.学生成绩表；
3.毕业生登记表；
4.转学表或个人奖惩材料。
第三条 新生报到入学时需填写学籍卡，需办学生证的到教务管理科办理学生证注册。
第四条 毕业前办理毕业生毕业手续：毕业生在毕业前填写毕业生登记表，校外教学点学生由站点完成毕业登记。
第五条 学籍卡、成绩表、毕业生登记表需分专业、分层次制定档案整理目录，并严格按照目录顺序将以上档案整理完好后，在规定时间内交由教务管理科审核，通过学校档案管理系统录入电子档案后，报送纸质档案至学校档案馆统一归档管理。
第六条 档案整理时间为每年六月中旬，档案袋内资料齐全，经审核通过后方能贴封条盖章。
第七条 报名登记表 (或录取表复印件)等新生入学档案，学籍卡、成绩表等学习管理档案的内容是永久性保存档案，试卷、作业等保存期限为毕业后3年。
第八条 学生档案由专人负责，责任人应认真做好上述档案的分类整理和归档保管工作。同时做好档案的防火、防盗和防霉变等工作，切实保证学生档案的安全。
第九条 毕业生档案在发放毕业证书时随毕业证书同时发放，如需通过学生档案专用通道公对公邮寄，可到教务管理科进行办理。
第十条 学生档案由学生所在单位（或聘用单位）的人事部门启封存档，在转移或领用过程中，如有损坏，必须退回我校档案管理部门重新审核，重新封档后，方为有效。
第十一条 本办法自发布之日起执行，由继续教育学院负责解释。
湖南中医药大学党政办公室 2023年11月30日印发
